退職願・退職届の書き方とテンプレート

「退職願」「退職届」「辞表」は、同じような場面で耳にする言葉ですが、それぞれ役割が異なります。退職願は、退職の意思を会社に「お願い」する書類で、まだ会社の承認を得る前の段階、つまり上司に退職の意向を初めて伝えるタイミングで提出することが多いものです。会社側の合意が得られる前であれば、退職願であれば撤回できる余地が比較的残されています。

一方、退職が正式に承認された後、退職することを一方的に「届け出る」書類として提出するのが退職届です。退職届は民法上、提出をもって退職の意思表示が確定したとみなされやすく、いったん提出すると撤回が難しいとされています。そのため、退職の意思が完全に固まってから提出することが大切です。会社によっては就業規則で提出時期(退職希望日の1か月前までなど)や所定の様式が定められている場合もあるため、まずは総務や人事に確認してから準備を進めるとよいでしょう。

「辞表」は、主に会社役員や公務員など、雇用契約ではなく委任契約や任用関係に基づいて職に就いている立場の人が、役職そのものを辞任する際に使う言葉です。一般的な会社員が退職する場合は、雇用契約の解約にあたるため「退職願・退職届」を使うのが基本であり、「辞表」という言葉を使うのは厳密には誤りとされています。

文書は白無地の便箋に黒インクで作成し、封筒には表面中央に「退職願」または「退職届」、裏面左下に部署名と氏名を書くのが一般的な形式です。会社独自の様式が用意されている場合は、そちらを優先して使いましょう。提出方法も、直属の上司に直接手渡すのが基本とされており、いきなり郵送するのは避けた方が無難です。手渡しが難しい事情がある場合は、事前に電話などで一言断りを入れてから郵送すると、より丁寧な印象になります。

提出は直属の上司に手渡すため、宛名もその上司の名前にすればよいと考えてしまいがちですが、退職願・退職届の正式な宛名は「◯◯株式会社 代表取締役社長 ◯◯様」のように会社の代表者にするのが基本形式です。これは、雇用契約が上司個人ではなく会社そのものと結ばれているためで、実際の受け渡しや取り次ぎを行うのが上司であっても、書類上の宛先は組織のトップに置きます。また、本文の書き出しに置かれる「私事」という一文は、行の中央より少し下げて小さめに書くのが伝統的な形式で、「これは会社の業務ではなく、あくまで私個人の事情によるものです」という前置きを一言で示す役割を持っています。パソコンで作成しても問題ないとされる書類が多い一方、退職願・退職届については手書きを望ましいとする職場も少なくないため、様式に迷ったら人事や総務、あるいは職場の慣習にあわせて確認しておくと安心です。