報告書・稟議書の書き方

業務報告書とは

すでに実施した業務・出来事の内容を、上司や関係者に共有するための書類です。

テンプレート

業務報告書

◯年◯月◯日
報告者:◯◯

件名:

1. 概要

2. 実施内容・結果

3. 課題・所感

4. 今後の対応(必要な場合)

この結果について

報告書は「すでに起きたこと」を正確に伝えるための書類です。事実と所感を分けて書くこと、結論を先に示してから詳細を説明する構成にすることで、読み手が短時間で内容を把握しやすくなります。

稟議書は「これから行いたいこと」について承認を得るための書類のため、決裁者が判断しやすい材料を提供することが重要です。目的・費用・期待される効果を具体的な数値で示し、想定されるリスクとその対策もあわせて記載すると、承認されやすくなるとされています。

どちらの書類も、結論を最初に示す「結論ファースト」の構成が読みやすいとされています。詳細な経緯や理由は、結論の後に補足する形でまとめましょう。

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Q. 報告書と稟議書はどう違いますか?

A. 報告書は「すでに起きたこと・実施したこと」を伝える書類です。一方、稟議書は「これから行いたいこと」について、決裁権者の承認を得るための書類という違いがあります。

Q. 稟議書を通しやすくするコツはありますか?

A. 目的・効果・費用対効果を数値で示すこと、想定されるリスクとその対策もあわせて記載することで、決裁者が判断しやすくなり、通りやすくなるとされています。