電話応対の基本フレーズ集
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電話を受けるとき(第一声)
お電話ありがとうございます。◯◯株式会社◯◯部でございます。
相手が名乗ったあと
◯◯様でいらっしゃいますね。いつもお世話になっております。
担当者に取り次ぐとき
少々お待ちくださいませ。ただいま◯◯に代わります。
担当者が不在のとき
あいにく◯◯は席を外しております。戻り次第、折り返しご連絡させていただいてもよろしいでしょうか。
折り返しをお願いするとき
恐れ入りますが、お電話番号をお伺いしてもよろしいでしょうか。◯◯が戻り次第、折り返しご連絡いたします。
聞き取れなかったとき
恐れ入りますが、お電話が少々遠いようです。もう一度お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか。
伝言を預かるとき
承知いたしました。◯◯が戻りましたら、その旨お伝えいたします。念のため、お名前とご連絡先をお伺いしてもよろしいでしょうか。
電話を切るとき
本日はお電話いただき、誠にありがとうございました。失礼いたします。
クレームの電話を受けたとき
この度はご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。詳しい状況をお伺いしてもよろしいでしょうか。
間違い電話を受けたとき
恐れ入りますが、こちらは◯◯でございます。お電話番号をお間違えではないでしょうか。
上司が別の電話に出ているとき
申し訳ございません。◯◯はただいま別の電話に出ております。折り返しご連絡させていただいてもよろしいでしょうか。
自分から電話をかけるとき
お世話になっております。◯◯株式会社の◯◯と申します。◯◯様はいらっしゃいますでしょうか。
話す時間があるか確認したいとき
今、少しお時間よろしいでしょうか。
相手を待たせてしまったとき
大変お待たせいたしました。
この結果について
電話応対はメールと違って記録が残らないため、丁寧かつ簡潔な言い回しが求められます。特に「電話を受けたときの第一声」「取り次ぎ」「不在時の対応」は使う頻度が高く、よく使うフレーズをあらかじめ知っておくと落ち着いて対応できます。
電話を受けるときは、3コール以内に出るのが望ましいとされています。3コールを超えてしまった場合は「お待たせいたしました」の一言を添えると、より丁寧な印象になります。
伝言を預かる際は、相手の名前・連絡先・要件を復唱して確認すると、聞き間違いを防げます。フレーズはあくまで基本形なので、状況に応じて言葉を調整してご活用ください。
よくある質問
Q. 電話を受けるときの第一声は何と言えばいいですか?
A. 「お電話ありがとうございます。◯◯株式会社◯◯部でございます。」のように、会社名・部署名を名乗るのが一般的です。3コール以内に出るのが望ましいとされています。
Q. 担当者が不在のときはどう対応すればいいですか?
A. 「あいにく◯◯は席を外しております。戻り次第、折り返しご連絡させていただいてもよろしいでしょうか。」のように、状況を伝えたうえで対応方法を提案するのが基本です。