ビジネスメールの文例集(場面別)
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何かを依頼したいとき
お忙しいところ恐れ入りますが、◯◯についてご対応いただけますでしょうか。お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
お礼を伝えたいとき
この度は◯◯いただき、誠にありがとうございました。おかげさまで◯◯することができました。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
お詫びを伝えたいとき
この度は◯◯にてご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。今後このようなことがないよう十分注意してまいります。
日程調整をしたいとき
つきましては、下記日程でご都合いかがでしょうか。ご都合が合わない場合は、別日を調整させていただきますのでお知らせください。
資料を送付するとき
ご依頼いただいておりました資料をお送りいたします。ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
内容を確認したいとき
ご連絡いただいた内容について、念のため確認させてください。◯◯という理解で相違ございませんでしょうか。
返信や対応を催促したいとき
先日ご連絡させていただいた件について、その後いかがでしょうか。ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
お断りをしたいとき
せっかくのお話ではございますが、今回は見送らせていただきたく存じます。またの機会がございましたら、ぜひよろしくお願いいたします。
初めての相手に挨拶するとき
初めてご連絡させていただきます。◯◯株式会社の◯◯と申します。この度は◯◯の件でご連絡いたしました。
退職の挨拶をするとき
私事で恐縮ですが、この度◯月◯日をもちまして退職することとなりました。在職中は大変お世話になり、誠にありがとうございました。
年末年始の挨拶をするとき
本年も大変お世話になりました。来年もどうぞよろしくお願いいたします。皆様良いお年をお迎えください。
出欠の返信をするとき
ご案内いただき誠にありがとうございます。◯月◯日の件、喜んで出席させていただきます(またはあいにく都合がつかず欠席させていただきます)。
見積もりを依頼したいとき
◯◯の件について、お見積もりをお願いできますでしょうか。ご不明点がございましたらお気軽にお問い合わせください。
異動の挨拶をするとき
この度、◯月◯日付で◯◯部へ異動することとなりました。在任中はひとかたならぬお世話になり、誠にありがとうございました。
書き出しの一言に迷ったとき
いつも大変お世話になっております。◯◯株式会社の◯◯です。
この結果について
ビジネスメールは、要件を簡潔に伝えつつも、相手への配慮が伝わる言い回しを使うことが大切です。この文例集では、依頼・お礼・お詫びなど、日常業務でよく使う場面ごとの言い回しをまとめています。
文例はあくまでベースの表現です。実際に使う際は、相手との関係性や社内の文化に合わせて、より丁寧な表現に調整したり、逆にシンプルな言い回しにしたりと、状況に応じて使い分けてください。
文例をコピーしたら、◯◯の部分を実際の内容に置き換えてご利用ください。宛名や結びの挨拶を組み合わせることで、そのままメール本文として使いやすくなります。
よくある質問
Q. 宛名や結びの挨拶も必要ですか?
A. はい。本文の前に「株式会社◯◯ ◯◯様」などの宛名、本文の後に「よろしくお願いいたします。」などの結びを添えるのが一般的です。この文例集では本文の要点部分を紹介しています。
Q. 社内メールと社外メールで書き方は変えるべきですか?
A. 社外メールの方がより丁寧な言い回しが求められる傾向がありますが、社内メールでも基本的な敬語や礼儀は必要です。相手との関係性に応じて調整してください。