送付状(添え状)のテンプレート
履歴書の送付状テンプレート
◯年◯月◯日 ◯◯株式会社 採用ご担当者様 〒000-0000 住所 氏名 印 電話番号 メールアドレス 送付状 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 この度は求人へご応募の機会をいただき、誠にありがとうございます。 下記の書類を同封いたしましたので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。 記 ・履歴書 1枚 ・職務経歴書 1枚 以上 敬具
この結果について
送付状(添え状)は、履歴書や請求書、見積書、契約書などを郵送する際に一緒に添えて、「誰が・何を・何のために送ったか」を簡潔に伝えるための手紙です。書類本体だけを封筒に入れて送ることもできますが、送付状を同封するのがビジネスマナーとして一般的とされており、特に初めてやり取りする相手には、細やかな配慮ができる印象を与えられます。
基本の構成は「日付」「宛先」「差出人情報」「頭語(拝啓)」「時候の挨拶」「本文」「同封物の一覧(記書き)」「結語(敬具)」の順です。同封する書類は、本文の後に「記」という見出しを置き、その下に箇条書きで種類と枚数を示すのが一般的な書き方で、受け取った相手が中身を開ける前に何が入っているかを把握できるという実務上の役割もあります。
送付する書類の種類によって、本文で使う言い回しは少しずつ異なります。履歴書に添える場合は応募への感謝の言葉を、請求書や見積書の場合は日頃の取引への御礼を、契約書の場合は返送の期限や部数を明記するなど、目的に応じた一文を加えると、より丁寧で実務的な送付状になります。
テンプレート中の「◯◯」の部分は、実際の日付や会社名、部署名、氏名、書類の内容に置き換えてご利用ください。同封する書類の枚数も忘れずに確認し、記書きに書いた内容と封筒の中身が実際に一致しているかを、封をする前にもう一度チェックすることが大切です。
送付状はA4用紙1枚に収め、本文をあまり長くしすぎないのが基本です。用件を簡潔に伝えることを意識し、詳しい内容は同封する書類本体で確認してもらうという役割分担を意識すると、読みやすい送付状に仕上がります。FAXやメールに書類を添付する場合も、同様の内容を簡易的な送付状(送信案内)として添えると、より丁寧な印象になります。
契約書を送る際の送付状でよく見られる「契約書 2部(捺印後、1部ご返送用)」という記書きには理由があります。契約書は、当事者双方が原本を1部ずつ手元に残せるよう、同じ内容のものを2部作成するのが基本の慣習だからです。送付する側が2部に押印(または双方が押印)したうえで送り、受け取った相手にも押印してもらい、そのうち1部だけを返送してもらうことで、最終的にお互いの手元に押印済みの原本が1部ずつ揃う仕組みになっています。記書きに部数と「返送用」であることを明記しておかないと、相手が2部とも保管してしまったり、逆に2部とも返送してしまったりする行き違いが起こりやすいため、部数だけでなく「何部中何部を返送してほしいか」まで具体的に書くことが実務上のポイントです。なお、送付状そのものの作成方法は書類の種類によって扱いが異なり、履歴書に添える場合は手書き・パソコンのどちらでも問題ないとされる一方、請求書や見積書など日常的なビジネス文書に添える送付状はパソコンで作成するのが一般的です。
※ 実際の状況は環境や条件により異なる場合があります。
詳しくは免責事項をご覧ください。
よくある質問
Q. 送付状は必ず必要ですか?
A. 法的な必須書類ではありませんが、ビジネスマナーとして同封するのが一般的とされています。何の書類が何枚入っているかを示すことで、相手が受け取り内容を確認しやすくなります。
Q. 手書きとパソコン作成、どちらがいいですか?
A. どちらでも問題ないとされていますが、請求書や見積書などのビジネス文書はパソコンで作成する方が一般的です。履歴書に添える送付状は手書きでもパソコンでも構いません。