住宅ローンの書類、なくさず管理するファイリング術

住宅ローンの借入可能額を試算し、実際に契約が進み始めると、次から次へと書類が増えていきます。契約書、返済予定表、保険関連の書類など、どれも大切に保管しておく必要があるものばかりです。

書類は種類ごとにまとめておく

住宅ローンは何十年という長期にわたる契約のため、書類を種類ごとにファイリングしておくことで、後から必要な情報をすぐに探し出せるようになります。不要になった古い書類やダイレクトメールは、個人情報を含むことが多いため、シュレッダーで適切に処分することも大切です。

デジタルデータでのバックアップも検討する

紙の書類は火災や水害などで失われてしまうリスクもゼロではありません。契約書や返済予定表など特に重要な書類は、スキャンしてPDF化し、クラウドストレージや外付けドライブにバックアップしておくと、万が一の際にも内容を確認しやすくなります。ただし、個人情報や口座情報を含むデータになるため、パスワード保護をかけるなど、セキュリティ面への配慮も忘れないようにしましょう。

団体信用生命保険や火災保険の書類も一緒に管理

住宅ローンを組む際にあわせて加入することが多い団体信用生命保険や火災保険の証券も、ローン契約書と同じファイルにまとめておくと管理がしやすくなります。保険は契約者に万が一のことがあった際や、災害で住宅に被害が出た際に重要な役割を果たすため、保険会社の連絡先や証券番号がすぐにわかる状態にしておくと、いざというときの手続きがスムーズに進みやすくなります。

住宅ローン控除の書類と、完済後も必要な書類に注意

住宅ローン控除(住宅借入金等特別控除)を利用する場合、書類の重要性はさらに増します。会社員であれば、入居した年の翌年は自分で確定申告を行う必要がありますが、2年目以降は年末調整だけで手続きが完結し、税務署から届く「年末調整のための(特定増改築等)住宅借入金等特別控除証明書」が必要になります。この証明書は控除期間である10年間または13年間分がまとめて一括発行されるケースが多く、再発行に時間がかかることもあるため、届いたら他の住宅関連書類と一緒に保管しておくと安心です。自営業の方は毎年の確定申告のたびに、金融機関発行の「住宅取得資金に係る借入金の年末残高等証明書」が必要になるため、年末頃に届く書類も見落とさないようにしましょう。また、住宅ローンを完済した後も油断は禁物です。金融機関から返却される抵当権抹消登記に必要な書類一式は、完済から何年も経ってから必要になることがあり、手続きを怠ったまま放置すると、将来の不動産売却や相続の際に手続きが複雑化するおそれがあります。完済後もしばらくはファイルを処分せず保管しておくことをおすすめします。目安として、抵当権抹消登記は法律上の期限が定められているわけではありませんが、完済後は書類が古くなるほど金融機関への再発行依頼に時間がかかったり、担当者の異動で確認に手間取ったりすることがあるため、完済からあまり間を空けずに手続きを済ませておくと安心です。手続き自体は法務局への申請で完了し、司法書士に依頼する場合の費用相場は1万〜2万円程度とされていますが、必要書類さえ揃っていれば自分で申請することも可能です。

住宅ローンの借入可能額の目安は、下の関連ツールでいつでも試算できます。