議事録作成を効率化する、記録グッズの選び方

議事録の書き方テンプレートを確認しても、会議中に発言をすべて漏らさず記録するのは大変な作業です。記録用のグッズを活用することで、議事録作成の負担を大きく減らせます。

録音とメモの併用が精度を高める

会議の内容をICレコーダーで録音しておけば、聞き逃した部分を後から確認でき、議事録の正確性が高まります。あわせてタブレットやノートPCでリアルタイムにメモを取っておくことで、後からの文字起こしにかかる時間を短縮できます。

価格帯によって集音性能が変わる

ICレコーダーは、価格帯によって集音性能が大きく異なります。3,000円前後のエントリーモデルは、内蔵マイクが1〜2個で、正面の声はクリアに拾えるものの、会議室の隅や後方の発言はやや聞き取りにくくなることがあります。1万円前後のミドルクラスになると、指向性の異なる複数のマイクを搭載し、360度どの方向の声も均等に拾える設計になっているものが増え、大人数の会議でも聞き逃しを防ぎやすくなります。2万円を超える高性能モデルは、ノイズキャンセリング機能で空調音やキーボードのタイプ音などの雑音を自動で低減してくれるため、文字起こしの精度も上がりやすいとされています。少人数のミーティングが中心なら3,000円台でも十分ですが、10人以上が参加する会議室での録音には、マイク数の多いモデルを選ぶと安心です。録音時間の目安も価格帯によって差があり、エントリーモデルは連続録音時間が10時間前後、上位モデルでは20時間以上録音できるものもあるため、終日の研修や長時間の会議を録音する機会が多い方は、バッテリー持ちも確認しておくとよいでしょう。

録音データを議事録作成に活かすコツ

ICレコーダーで録音しても、後から最初から最後まで聞き直すのは時間がかかります。会議中に重要な発言があったタイミングでメモに簡単な印をつけておく、あるいは録音アプリのしおり機能・タイムスタンプ機能を活用しておくと、後から該当箇所だけをすぐに聞き返せて作業時間を大幅に短縮できます。最近は文字起こしアプリやAI要約機能を使って、録音データを自動でテキスト化してから編集する方法も広がっており、あわせて活用すると議事録作成の負担をさらに減らせます。

議事録作成でよくある失敗

議事録作成でありがちな失敗は、発言をすべて逐語で書き起こそうとして時間がかかりすぎることです。議事録は会議の一言一句を残す記録ではなく、決定事項・懸案事項・次のアクションを簡潔に伝えるための文書であることを意識すると、作成スピードが上がります。また、会議直後にメモを整理せず放置すると、記憶が薄れて内容の抜け漏れが起きやすくなるため、できるだけその日のうちに清書することもポイントです。

共有方法もあらかじめ決めておく

議事録は作成して終わりではなく、関係者にきちんと共有されて初めて役割を果たします。クラウド上の共有フォルダやチャットツールにテンプレート化したフォーマットで保存しておくと、毎回の作成・共有がスムーズになります。過去の議事録も同じ場所に蓄積されていけば、「前回どう決まったか」をすぐに振り返れる資料としても活用できます。作成者だけでなく、参加者全員がアクセスしやすい場所に保存先を統一しておくことも、地味ながら重要なポイントです。

フォーマットを統一し保存先を決めておくことは、担当者が変わっても運用が崩れにくくなる利点もあります。議事録の書き方の基本テンプレートは、下の関連ツールでご確認いただけます。